Vergaderingen zijn saai!

Vergaderingen saai en langdradig? Niet met deze tips

Informeel samen

Vergt een probleem maar de input van een aantal medewerkers, dan hoef je daar niet de hele afdeling voor op te trommelen. Zet je informeel eens bij elkaar in een van de kantoren. Of ga gewoon even langs bij de collega’s van wie je informatie nodig hebt.

Tijdrovend

De meeste vergaderingen beginnen al later dan gepland, omdat er altijd mensen te laat binnenkomen. Toch wordt er ‘netjes’ gewacht tot iedereen zit. Vergaderingen lopen bijna altijd uit, omdat mensen onnodig het woord nemen, zichzelf herhalen en er allerlei onbelangrijke details ter sprake komen. Alsof je agenda nog niet vol genoeg zat. Plan de vergadering strak in en maak kenbaar dat het anders moet.

Vergader eens staand in plaats van zittend, dit maakt de vergadering efficiënter en korter. Elke ochtend 5 minuten overleggen verminderd het aantal vergaderingen.

Hou het beknopt

Leg voor elk agendapunt een welbepaalde tijd vast. Als er een tijdlimiet is, houden mensen hun bijdragen beknopter en komt men doorgaans sneller tot een beslissing. Stel iemand aan die verantwoordelijk is voor het time management. Deze persoon moet ervoor zorgen dat aan ieder onderwerp de tijd wordt besteed die ervoor staat, en dat de vergadering niet uitloopt.

Besluiteloosheid

Sommige punten zijn eindeloos uit te stellen tot de volgende vergaderingen. Knopen doorhakken is ook een vak. Maar als je een voorzitter hebt die van leiding geven weinig kaas heeft gegeten, dan komt het er nooit van.

Onderbreek

Sleept een discussie te lang aan, heb dan geen schrik om – weliswaar beleefd – tussenbeide te komen. Geef de spreker gelijk op een klein punt en grijp dat aan om de discussie voort te zetten in de richting die jou het nuttigst lijkt.

Trek naar buiten

In een muffe vergaderzaal met weinig lichtinval is het soms moeilijk geconcentreerd te blijven. De setting veranderen kan het enthousiasme aanzwengelen. Waarom niet eens op een terrasje vergaderen? Wedden dat je collega’s dat ook zien zitten?

Geef een reactie